Automatisch boeken na het inlezen

Na het inlezen van een bankafschrift kijkt BoekhoudBrein welke nieuwe regels het zonder twijfel kan boeken. Je krijgt eerst een overzicht: Automatisch boeken controleren. Pas als jij op Gecontroleerd klikt, wordt er geboekt. Het is precies dezelfde boeking als wanneer je de regel met de hand koppelt.

Wat komt in aanmerking?

Betalingen met een factuurnummer

• Het factuurnummer staat in de omschrijving. Hoofdletters maken niet uit, en ook zonder streepjes of spaties telt het: 2026-014 wordt ook als 2026014 herkend. Het nummer moet als los woord voorkomen: 2026-014 past niet in 2026-0140.
• Het bedrag is tot op de cent gelijk aan wat er nog openstaat (na een verrekende creditfactuur of eerdere deelbetalingen).
• Bij een ontvangst van een klant mag het bedrag ook lager zijn: dan is het een deelbetaling (zie Deelbetalingen verwerken). Bij een betaling aan een leverancier moet het bedrag precies kloppen en moet het factuurnummer een cijfer bevatten.

Uitbetalingen van Mollie

Gebruik je de iDEAL-betaallink, dan staan de betalingen van je klanten al op de Tussenrekening Mollie. Keert Mollie uit, dan boekt BoekhoudBrein die bijschrijving op de tussenrekening. Mollie houdt zijn kosten in: het verschil tussen je betalingen en de uitbetaling komt op Bankkosten (zonder btw). Daarna staat de tussenrekening weer op nul. Past het verschil niet bij de betalingen (bijvoorbeeld omdat een betaling pas in een volgende uitbetaling zit), dan zie je dat in het overzicht en boek je de kosten zelf.

Vaste kosten

Een uitgave aan een tegenpartij die je eerder onthouden hebt, of die je al minstens twee keer op dezelfde rekening boekte (en de laatste keer ook). De btw-soort en het zakelijke deel gaan zoals de vorige keer.

Wanneer niet

• Het bedrag is hoger dan wat er op de factuur openstaat, of de omschrijving noemt meer dan één openstaande factuur.
• Er staan in één afschrift twee regels voor dezelfde factuur.
• Een betaling aan de Belastingdienst, verlegde btw, of een bedrag dat bij een open factuur kan horen.
• De regel valt in een afgerond jaar of in de periode die je al in je vorige pakket hebt geboekt.

Dan werkt alles zoals altijd: open de bankregel, accepteer het voorstel of kies zelf. Zie Bankregels koppelen aan facturen en bonnen.

Controleren

• Het overzicht opent vanzelf na het inlezen, en daarna elke keer dat je naar Bank gaat, tot je de controle hebt gedaan. Klik je op Later, dan staat bovenaan Bank een balk met Controleren.
• Per regel zie je de datum, de tegenpartij met IBAN, de omschrijving van je bank, het bedrag, waar hij op geboekt wordt en waarom.
• Filter op soort (Facturen, Uitbetalingen Mollie, Vaste kosten) of per afschrift. Met Factuur openen of Bankregel openen kijk je in een nieuw tabblad verder.
• Alles staat aangevinkt. Vink uit wat je zelf wilt boeken: die regel blijft open, met een voorstel.
• Klik op Gecontroleerd. Geboekte regels krijgen in de lijst het label Automatisch geboekt, met de reden erbij.

Terugdraaien

Klopt een automatische boeking niet? Klik in de lijst bij Bank op het ontkoppel-icoon achter de regel (Ontkoppelen). De bankregel staat dan weer open (en bij Mollie verdwijnt de kostenboeking mee). Wil je alleen iets aanpassen, open dan de regel en kies Boeking wijzigen.

Aan- of uitzetten

Elke soort staat standaard aan. Je zet ze aan of uit in Instellingen → Bank, onder Automatisch boeken: Betalingen met factuurnummer, Uitbetalingen van Mollie, met de kosten en Vaste kosten.

Tip

Met de betaal-QR-code op je factuur staat het factuurnummer al ingevuld als je klant betaalt. Dan is de kans groot dat de betaling vanzelf klaarstaat.