Privacy­verklaring

BoekhoudBrein is een handelsnaam van Grow IT (eenmanszaak), Gen. Karel vd Heijdenlaan 8, 3743 KT Baarn, KvK 71159509. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt. Vragen? Mail service@boekhoudbrein.nl.

Twee rollen

• Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens over jou als bezoeker van de website en als klant of gebruiker: je account, je abonnement, contact met ons en de meting op de website. Daarover gaat deze verklaring.
• Wij zijn verwerker voor wat jij in je administratie zet: facturen, klanten, bankregels, bonnen en ritten. Daarvoor ben jij als ondernemer verantwoordelijk, en geldt onze verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens, waarvoor en op welke grond

• Account en inloggen: e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld), naam, en bij tweestapsverificatie de koppeling met je authenticator-app. Om in te loggen bij een nieuw apparaat bewaren we een onherkenbaar gemaakte (gehashte) versie van je IP-adres. Grond: uitvoering van de overeenkomst en beveiliging (gerechtvaardigd belang).
• Abonnement en betalen: bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer, het gekozen pakket, je akkoord op de voorwaarden, de incassomachtiging (gemaskeerd rekeningnummer, tenaamstelling) en je facturen en betalingen. Grond: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht.
• Contact: wat je invult in het contactformulier of mailt (naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht). Grond: je vraag beantwoorden (gerechtvaardigd belang).
• Bonnie, de chat op de website: je vragen en de antwoorden, met een gehasht IP-adres om misbruik te beperken. Grond: gerechtvaardigd belang. We verwijderen ze na 90 dagen.
• Nieuwsbrief: alleen als je die aanzet. Grond: toestemming; afmelden kan altijd in Instellingen.
• Aanbrengen: gebruik je een code van een klant of partner, dan bewaren we wie jou aanbracht en of je klant werd, om de beloning te geven. Grond: uitvoering van de overeenkomst.
• Meting van de website: zie hieronder.

Meting van de website, zonder cookies

• Bezoekersaantallen: we tellen bezoeken met Cloudflare Web Analytics. Dat werkt zonder cookies en zonder je te volgen over andere sites. We zien alleen totalen: pagina's, verwijzende sites, land en soort apparaat.
• Herkomst van een aanmelding: kom je via een advertentie, campagne of andere site binnen, dan onthoudt de website dat alleen zolang het tabblad open is (in de sessieopslag van je browser). Meld je je aan, dan bewaren we bij je account waar je vandaan kwam: de advertentieklik-code, de campagne, de verwijzende site (alleen de domeinnaam) en de eerste pagina. Zo zien we welke kanalen werken. Grond: gerechtvaardigd belang.
• Google Ads: kwam je via een advertentie van Google en zet je bij het aanmelden het vinkje aan, dan geven we aan Google door dat die advertentieklik tot een aanmelding of een gekozen abonnement leidde. Alleen de klikcode en het moment, nooit je naam of e-mailadres. Zonder vinkje geven we niets door. Grond: toestemming; intrekken kan via service@boekhoudbrein.nl.

Cookies en opslag in je browser

We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. We gebruiken alleen opslag die nodig is om de site en de app te laten werken: je inlogsessie, het laatst gebruikte e-mailadres op het inlogscherm, een aanbrengcode uit een link (60 dagen) en het gesprek met Bonnie en de herkomst (alleen zolang het tabblad open is). Daarom vragen we geen toestemming voor cookies.

Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit gegevens. We schakelen deze dienstverleners in, met afspraken over beveiliging en geheimhouding:

• Supabase: database, opslag van bestanden en inloggen (EU, Ierland).
• Cloudflare: hosting van app en website en ontvangst van e-mail.
• Google Cloud (Vertex AI): uitlezen van bonnen en facturen met AI (EU).
• Google Maps: adressen zoeken en afstanden berekenen.
• Resend: versturen van e-mail en facturen.
• Mollie: incasso van abonnementen en iDEAL-betaallinks (EU, Nederland).

Google Ads ontvangt alleen gegevens als je daar toestemming voor gaf (zie hierboven). Verder geven we gegevens alleen door als de wet dat eist, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Account- en herkomstgegevens: zolang je account bestaat. Wordt je account verwijderd, dan verwijderen we ze, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Facturen, betalingen en je akkoord op de voorwaarden: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Chatvragen aan Bonnie: 90 dagen.
• Contactberichten: zolang nodig om je vraag af te handelen.

Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld, gegevens staan in de Europese Unie, administraties zijn per databaseregel van elkaar gescheiden, en je kunt tweestapsverificatie aanzetten. Meer in de algemene voorwaarden (artikel 8).

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, je gegevens meenemen (veel kun je zelf exporteren in de app) en een gegeven toestemming intrekken. Mail daarvoor naar service@boekhoudbrein.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Veranderen we iets aan wat we met je gegevens doen, dan passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan zegt welke versie je leest.