Algemene voorwaarden

BoekhoudBrein is een handelsnaam van Grow IT (eenmanszaak), gevestigd aan Gen. Karel vd Heijdenlaan 8, 3743 KT Baarn, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71159509, btw-identificatienummer NL001381471B03. Contact: service@boekhoudbrein.nl, 06 83 17 18 03.

Artikel 1 – Definities

• BoekhoudBrein: Grow IT, handelend onder de naam BoekhoudBrein, die de Dienst levert (zie hierboven).
• Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en een Overeenkomst sluit met BoekhoudBrein.
• Dienst: de online boekhoudsoftware BoekhoudBrein, bereikbaar via app.boekhoudbrein.nl, met alle bijbehorende functies, e-mailadressen en koppelingen.
• Administratie: een afzonderlijke boekhouding binnen de Dienst voor één onderneming (eenmanszaak of BV).
• Abonnement: het gekozen pakket (Zelf, Samen of BV) voor één Administratie, of een Extra administratie.
• Extra administratie: elke andere Administratie van dezelfde Klant naast de Administratie met het duurste pakket (artikel 5).
• Gebruiker: iedere persoon die met een eigen login toegang heeft tot een Administratie: de eigenaar, een boekhouder of een medewerker.
• Gegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst invoeren, uploaden, importeren of per e-mail aanleveren.
• Proefperiode: de periode waarin de Klant de Dienst kosteloos gebruikt (artikel 5).
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen BoekhoudBrein en de Klant over het gebruik van de Dienst, inclusief deze voorwaarden.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van BoekhoudBrein en voor elke Overeenkomst, ook tijdens de Proefperiode.
2. De Dienst is uitsluitend bedoeld voor ondernemers. Consumenten kunnen geen Overeenkomst sluiten.
3. Algemene voorwaarden van de Klant gelden niet, tenzij BoekhoudBrein die schriftelijk aanvaardt.
4. Is een bepaling nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige die het doel zo dicht mogelijk benadert.
5. Bij strijd gaat de verwerkersovereenkomst (artikel 8) voor op deze voorwaarden, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Artikel 3 – Account, registratie en totstandkoming

1. De Overeenkomst komt tot stand zodra de Klant een abonnement kiest en deze voorwaarden aanvaardt.
2. De Klant geeft bij registratie juiste en volledige gegevens op (onder meer naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, KvK-nummer en rechtsvorm) en houdt die actueel.
3. Een account is persoonlijk. Inloggegevens deel je niet; elke Gebruiker krijgt een eigen login.
4. De Klant beveiligt de toegang met een sterk wachtwoord (minimaal 10 tekens). Tweestapsverificatie is niet verplicht, maar BoekhoudBrein raadt sterk aan die voor elke Gebruiker aan te zetten (Instellingen → Account): zonder tweestapsverificatie is een gestolen of geraden wachtwoord genoeg om in de administratie te komen. Misbruik van een login waarvoor tweestapsverificatie niet aanstond, komt voor risico van de Klant.
5. De eigenaar van een Administratie is verantwoordelijk voor alles wat via de logins van die Administratie gebeurt, ook door boekhouders en medewerkers die hij heeft uitgenodigd.
6. BoekhoudBrein mag een registratie of aanvraag zonder opgaaf van redenen weigeren.

Artikel 4 – De Dienst

1. BoekhoudBrein is een hulpmiddel om de eigen administratie te voeren. De Dienst omvat onder meer: bonnen en facturen per e-mail of upload, bankafschriften importeren en koppelen, verkoop-, credit- en periodieke facturen, urenregistratie, kilometerregistratie, bedrijfsmiddelen en afschrijvingen, een zakelijke kas, de btw-aangifte per kwartaal klaarzetten, de jaarafsluiting en exports (XAF, PDF, Excel en CSV).
2. Bij een BV bevat de Dienst daarnaast Mijn BV (rekening-courant DGA, aandeelhoudersregister, besluiten, dividend en deadlines), de loonjournaalpost, een Vpb-aangiftehulp en een jaarrekening voor micro- en kleine BV's.
3. Geen advies. De Dienst geeft geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Berekeningen, voorstellen, schattingen en signalen zijn hulpmiddelen. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn administratie en aangiften.
4. Aangiften en deponeringen doet de Klant zelf. BoekhoudBrein zet de btw-aangifte, ICP-opgaaf, Vpb-aangiftehulp en jaarrekening klaar. Indienen bij de Belastingdienst of deponeren bij de KvK doet de Klant zelf, na eigen controle.
5. Automatisch uitlezen. Bonnen en facturen worden uitgelezen met kunstmatige intelligentie (AI), verwerkt binnen de EU. De uitkomst kan fouten bevatten. De Klant controleert de voorgestelde leverancier, bedragen, btw en datum vóór het boeken. Hetzelfde geldt voor koppelvoorstellen bij bankregels.
6. Afbakening. De Dienst is gemaakt voor de eenmanszaak en de kleine BV (één of twee DGA's, tot ongeveer 10 medewerkers, diensten of kleinschalige handel). Niet ondersteund zijn onder meer: een gebroken of verlengd eerste boekjaar, een fiscale eenheid, middelgrote en grote BV's, vastgoed-, beleggings- of stamrecht-BV's, pensioen in eigen beheer, een eigen salarisadministratie en aangiften via SBR. Gebruik buiten deze afbakening is voor risico van de Klant.
7. BoekhoudBrein mag de Dienst blijven ontwikkelen en functies toevoegen, wijzigen of verwijderen (zie artikel 13).

Artikel 5 – Abonnementen, proefperiode, prijzen en betaling

1. Elke Administratie heeft één Abonnement. De Administratie van de Klant met het duurste pakket (BV boven Samen boven Zelf; bij een gelijk pakket de oudste) heeft het pakket tegen de gewone prijs; elke andere Administratie van de Klant is een Extra administratie met een vaste prijs per rechtsvorm. Heeft de Klant een eenmanszaak en een BV, dan heeft de BV het pakket BV en is de eenmanszaak een Extra administratie, ook als de BV later is aangemaakt. Alle functies zitten in elk Abonnement; de pakketten verschillen in wie er meewerkt. De BV-functies horen bij de rechtsvorm BV. Elke Administratie krijgt een eigen factuur op naam van die onderneming en een eigen incasso. Stopt de Administratie met het pakket (gearchiveerd na opzeggen of door de Klant), dan krijgt de Administratie met het duurste pakket daarna dat pakket tegen de gewone prijs; komt de gestopte Administratie terug, dan wordt opnieuw volgens deze regel ingedeeld.

• Zelf: € 7,50 per maand excl. btw. Voor de eenmanszaak die alles zelf doet.
• Samen: € 15 per maand excl. btw. Voor de eenmanszaak die samenwerkt met een boekhouder.
• BV: € 25 per maand excl. btw. Voor de kleine BV van één of twee DGA's, met een klein team.
• Extra administratie: € 5 per maand excl. btw voor een eenmanszaak en € 7,50 per maand excl. btw voor een BV, met alle functies.

2. Proefperiode. Elk Abonnement is de eerste 3 maanden gratis. Een Administratie die de Klant naast een bestaande aanmaakt, heeft geen eigen Proefperiode: hij is gratis zolang de Proefperiode van het pakket loopt en eindigt op dezelfde dag; is die voorbij, dan betaalt de Klant vanaf de dag na het aanmaken. Start de Klant via een uitnodiging van een boekhoudkantoor dat met BoekhoudBrein samenwerkt, dan geldt de Proefperiode die BoekhoudBrein met dat boekhoudkantoor heeft afgesproken; is er niets afgesproken, dan is er geen Proefperiode en betaalt de Klant vanaf de start. BoekhoudBrein mag de Proefperiode in bijzondere gevallen verlengen en meldt dat per e-mail.
3. Prijzen. Alle prijzen zijn per maand, exclusief 21% btw. Een korting die BoekhoudBrein toekent, geldt alleen voor de afgesproken periode en staat op de factuur.
4. Betaling. Na de Proefperiode betaalt de Klant per maand vooruit via automatische incasso (SEPA) via betaaldienst Mollie. De Klant geeft daarvoor een machtiging af met een iDEAL-betaling van € 0,01, die automatisch wordt teruggestort. De eerste incasso valt op de dag na het einde van de Proefperiode. De Klant ontvangt ten minste 5 dagen vóór elke incasso een vooraankondiging per e-mail (in afwijking van de standaardtermijn van 14 dagen) en daarna een factuur. Een incasso kan de Klant binnen 8 weken zonder opgave van reden laten terugboeken, en binnen 13 maanden als hij er geen toestemming voor gaf. Zie ook Automatische incasso.
5. Niet betaald. Mislukt een incasso of wordt die gestorneerd, dan krijgt de Klant een herinnering en 14 dagen om alsnog te betalen. Daarna mag BoekhoudBrein de toegang beperken tot alleen lezen en exporteren, tot het openstaande bedrag is voldaan. Vanaf dat moment is de wettelijke handelsrente verschuldigd.
6. Prijswijziging. BoekhoudBrein mag de prijzen wijzigen met een aankondiging van ten minste 2 maanden. Gaat de Klant niet akkoord met een verhoging, dan mag hij opzeggen per de ingangsdatum daarvan.
7. Geen terugbetaling. Betaalde maanden worden niet (gedeeltelijk) terugbetaald, ook niet bij opzegging midden in een maand.
8. Betaling door een boekhoudkantoor. Een boekhoudkantoor dat met BoekhoudBrein samenwerkt, kan met akkoord van de Klant het Abonnement van een Administratie betalen, als het hele boekhoudkantoor toegang heeft tot die Administratie. Het boekhoudkantoor betaalt vanaf de dag na de periode die de Klant al betaalde (of na de Proefperiode); bij de Klant wordt daarna niets meer geïncasseerd. Het boekhoudkantoor ontvangt per kalendermaand vooruit één verzamelfactuur met een regel per Administratie (een gedeeltelijke eerste maand naar rato per dag) en betaalt die via automatische incasso op de 1e van de maand, na een vooraankondiging rond de 25e. Op wat het boekhoudkantoor betaalt, krijgt het de kantoorkorting die BoekhoudBrein met dat kantoor heeft afgesproken; een korting die BoekhoudBrein aan de Administratie zelf gaf, gaat voor. Betaalt het boekhoudkantoor niet, dan geldt lid 5 voor de Administraties op de verzamelfactuur; de Klant krijgt daarvan bericht. Zolang het boekhoudkantoor betaalt, blijft het gekoppeld. De Klant kan altijd zelf gaan betalen door een eigen machtiging af te geven; vanaf de eerste 1e van de maand na de periode die het boekhoudkantoor al betaalde, betaalt de Klant zelf tegen de gewone prijs en is het boekhoudkantoor ontkoppeld, zonder dat het kantoor daarvoor toestemming hoeft te geven. Het boekhoudkantoor kan stoppen met betalen per de 1e van de maand na de volgende; de Klant geeft dan vóór die datum een eigen machtiging af, anders mag BoekhoudBrein de toegang beperken tot alleen lezen en exporteren. Betaalt een Klant die door een samenwerkend boekhoudkantoor wordt geholpen zelf, dan kan dat kantoor van BoekhoudBrein een vergoeding krijgen over wat de Klant betaalt; de Klant betaalt daarvoor niets extra. Die vergoeding rekent BoekhoudBrein per kwartaal af met een factuur die BoekhoudBrein namens het kantoor opmaakt (self-billing, art. 35a Wet op de omzetbelasting 1968), als de kantoorbeheerder daarmee heeft ingestemd. BoekhoudBrein verrekent de afrekening met de verzamelfactuur van het kantoor of maakt hem over; een afrekening die bij een teruggeboekte incasso hoort, wordt in een volgende afrekening gecorrigeerd.
9. Aanbrengen. Elke Klant heeft een eigen code en link om BoekhoudBrein aan te bevelen. Een nieuwe klant die zich daarmee aanmeldt en nog geen klant van BoekhoudBrein was, krijgt één maand extra Proefperiode; dat geldt niet bij een start via een boekhoudkantoor (lid 2). Betaalt die nieuwe klant na de Proefperiode zijn eerste incasso, dan krijgt de aanbrengende Klant één maand gratis: de eerstvolgende maand waarvoor hij anders zou betalen, van elke Administratie die hij zelf betaalt (het pakket en de Extra administraties die er op dat moment al waren), krijgt een factuur van € 0 en er wordt niets geïncasseerd. Wordt die eerste incasso teruggeboekt, dan vervalt de gratis maand voor zover er nog geen factuur van € 0 voor is gemaakt. Een gratis maand waarvoor die factuur er al is, blijft gelden, ook na opzeggen. Gratis maanden zijn niet in geld om te zetten en zijn per kalenderjaar beperkt tot 12. Jezelf, je eigen onderneming of een andere Administratie van jezelf aanbrengen telt niet; bij misbruik mag BoekhoudBrein een gratis maand weigeren of verrekenen.

Artikel 6 – Looptijd, opzegging en beëindiging

1. Het Abonnement loopt per maand en wordt telkens stilzwijgend met een maand verlengd.
2. De Klant kan op elk moment opzeggen per e-mail aan service@boekhoudbrein.nl. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalde maand. Opzeggen tijdens de Proefperiode kost niets.
3. Overstappen naar een ander pakket kan elke maand. Een hoger pakket geldt direct; een lager per de eerste van de volgende maand. Tijdens de Proefperiode gaat elke wissel direct in. Een Extra administratie heeft geen eigen pakket en volgt het pakket van de Administratie met het duurste pakket.
4. BoekhoudBrein mag de Overeenkomst met een termijn van 2 maanden opzeggen, en direct opschorten of beëindigen bij misbruik, ernstige of herhaalde schending van deze voorwaarden, of faillissement van de Klant.
5. Gegevens na beëindiging. Na het einde van de Overeenkomst houdt de Klant nog 3 maanden alleen-lezen toegang om zijn Gegevens te exporteren (auditfile XAF, PDF, Excel en CSV). Daarna verwijdert BoekhoudBrein de Gegevens binnen 3 maanden, tenzij een wettelijke plicht langer bewaren vereist.
6. Bewaarplicht. De fiscale bewaarplicht van 7 jaar ligt bij de Klant. De Klant zorgt dat hij vóór het verwijderen een volledige export heeft bewaard.

Artikel 7 – Verplichtingen van de Klant

1. De Klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van zijn Gegevens en boekingen, en voor het tijdig doen van aangiften.
2. De Klant bepaalt wie toegang krijgt tot een Administratie en met welke rechten. Een uitgenodigde boekhouder of medewerker handelt voor rekening van de Klant. Geeft de Klant een heel boekhoudkantoor toegang, dan bepaalt het kantoor welke van zijn mensen meewerken; ook zij handelen voor rekening van de Klant. Nodigt de Klant één persoon van een boekhoudkantoor zelf uit, dan heeft alleen die persoon toegang. De Klant trekt toegang in zodra die niet meer nodig is.
3. Het e-mailadres voor bonnen (op bestanden.boekhoudbrein.nl) is alleen voor zakelijke stukken. De Klant stelt zelf in welke afzenders bestanden mogen sturen.
4. Facturen die de Klant via de Dienst verstuurt, zijn zijn eigen facturen. Hij voldoet zelf aan de factuureisen en mag de verzendfunctie niet gebruiken voor ongevraagde of massale e-mail. Er geldt een limiet van 100 e-mails per dag per Administratie.
5. Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor strafbare feiten, fraude of het witwassen van geld; de beveiliging te omzeilen of te testen zonder schriftelijke toestemming; de Dienst te overbelasten, automatisch uit te lezen (scraping) of door te verkopen; of virussen of schadelijke bestanden te uploaden.

Artikel 8 – Gegevens, privacy en beveiliging

1. De Gegevens zijn en blijven van de Klant. BoekhoudBrein gebruikt ze alleen om de Dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren, en verkoopt ze nooit.
2. Voor persoonsgegevens in de Administratie is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en BoekhoudBrein verwerker in de zin van de AVG. De verwerkersovereenkomst van BoekhoudBrein maakt deel uit van de Overeenkomst. Voor de eigen klantgegevens (account, abonnement, facturatie) is BoekhoudBrein zelf verantwoordelijke.
3. Alle Gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. BoekhoudBrein schakelt hiervoor deze subverwerkers in:

• Supabase: database, opslag van bestanden en inloggen (EU, Ierland).
• Cloudflare: hosting van app en website en ontvangst van e-mail.
• Google Cloud (Vertex AI): uitlezen van bonnen en facturen met AI (EU).
• Google Maps: adressen zoeken en afstanden berekenen.
• Resend: versturen van e-mail en facturen.
• Mollie: incasso van abonnementen en iDEAL-betaallinks (EU, Nederland).

4. AI-modellen worden alleen gebruikt om stukken uit te lezen. De Gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.
5. BoekhoudBrein neemt passende beveiligingsmaatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, scheiding van Administraties per databaseregel, de mogelijkheid van tweestapsverificatie voor elke Gebruiker (sterk aanbevolen, zie artikel 3) en een logboek van beheeracties.
6. BoekhoudBrein meldt een datalek dat de Gegevens van de Klant raakt zonder onnodige vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking (zie de verwerkersovereenkomst).
7. Medewerkers van BoekhoudBrein kijken alleen in een Administratie als dat nodig is voor ondersteuning op verzoek van de Klant, voor beveiliging, of als de wet dat eist.

Artikel 9 – Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

1. BoekhoudBrein spant zich in om de Dienst 24 uur per dag beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.
2. Gepland onderhoud gebeurt zo veel mogelijk buiten kantoortijden. Groot onderhoud kondigt BoekhoudBrein vooraf aan in de app.
3. BoekhoudBrein maakt dagelijks back-ups van de database. Een back-up is bedoeld voor herstel na een storing, niet om losse wijzigingen van de Klant terug te zetten.
4. Ondersteuning gaat per e-mail (service@boekhoudbrein.nl), via het contactformulier op de website of telefonisch, op werkdagen. BoekhoudBrein streeft naar een antwoord binnen 1 werkdag.
5. De chatassistent op de website geeft algemene uitleg en is geen advies (zie artikel 4).

Artikel 10 – Koppelingen met derden

1. De Dienst kan samenwerken met diensten van derden, zoals Mollie (iDEAL-betaallinks op verkoopfacturen), Google Maps (kilometerberekening) en de afschriftbestanden van banken (CSV, MT940, CAMT.053).
2. Voor het gebruik van zo'n dienst gelden ook de voorwaarden van die derde. Koppelt de Klant zijn eigen Mollie-account, dan sluit hij daarvoor zelf een overeenkomst met Mollie en betaalt hij zelf de kosten daarvan.
3. BoekhoudBrein is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, juistheid of wijzigingen van diensten van derden. Valt een koppeling weg of verandert een bestandsformaat, dan spant BoekhoudBrein zich in om een oplossing te bieden.
4. Overstappen via een auditfile uit een ander pakket gebeurt op basis van het bestand dat de Klant aanlevert. De Klant controleert de ingelezen beginbalans en openstaande posten.

Artikel 11 – Intellectueel eigendom

1. Alle rechten op de Dienst, de software, de naam en het logo BoekhoudBrein, de website, de kennisbank en de sjablonen (zoals besluiten en PDF-indelingen) liggen bij BoekhoudBrein of haar licentiegevers.
2. De Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn eigen onderneming.
3. Documenten die de Klant met de Dienst maakt (facturen, rapportages, besluiten, jaarrekening) mag hij vrij gebruiken voor zijn onderneming.
4. Suggesties of feedback van de Klant mag BoekhoudBrein gebruiken om de Dienst te verbeteren, zonder vergoeding.

Artikel 12 – Aansprakelijkheid en overmacht

1. De totale aansprakelijkheid van BoekhoudBrein is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de 12 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan BoekhoudBrein heeft betaald, met een maximum van € 1.000 per gebeurtenis.
2. BoekhoudBrein is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens, en boetes, naheffingen of rente van de Belastingdienst of andere instanties.
3. BoekhoudBrein is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste invoer of door het niet controleren van uitgelezen gegevens, voorstellen, berekeningen en klaargezette aangiften door de Klant.
4. De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van BoekhoudBrein.
5. De Klant meldt schade zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 12 maanden nadat hij die ontdekte, anders vervalt het recht op vergoeding.
6. Overmacht. BoekhoudBrein is niet gehouden tot nakoming bij overmacht, waaronder storingen bij hosting-, AI-, e-mail- of betaaldiensten, internetstoringen, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen en stroomuitval. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen.

Artikel 13 – Wijziging van de voorwaarden en de Dienst

1. BoekhoudBrein mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd per e-mail of met een mededeling in de app.
2. Is een wijziging in het nadeel van de Klant, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen per de ingangsdatum van de wijziging.
3. Wijzigingen die nodig zijn door nieuwe wet- of regelgeving (zoals btw-tarieven of belastingregels) mogen direct ingaan.
4. De actuele versie staat altijd op boekhoudbrein.nl/voorwaarden.

Artikel 14 – Toepasselijk recht en geschillen

1. Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan legt de meest gerede partij het voor aan de Rechtbank Midden-Nederland, locatie Amersfoort.
3. Vragen of klachten over deze voorwaarden: service@boekhoudbrein.nl of 06 83 17 18 03.