De kolommenbalans gebruiken

De kolommenbalans is het overzicht dat boekhouders gebruiken om een administratie na te lopen: alle grootboekrekeningen onder elkaar, met per rekening waar het saldo vandaan komt. Je vindt hem in Journaal, tabblad Kolommenbalans.

Wat de kolommen betekenen

• Beginbalans: het saldo op 1 januari. Alleen balansrekeningen hebben een beginbalans; winst en verlies begint elk jaar bij nul.
• Mutaties: alles wat in het jaar is geboekt, tot en met de gekozen datum.
• Correcties: de correcties die in de kolommenbalans zijn gemaakt, geboekt en als concept.
• Eindbalans: het saldo na de correcties. Deze kolom staat altijd aan.

Elke kolom heeft debet en credit, en elk paar sluit: debet en credit zijn in het totaal gelijk. Onderaan zie je de verdeling over balans en winst en verlies, en de winst van het jaar. Die is gelijk aan de winst in Rapportages.

Staat er bij het eigen vermogen een regel Resultaat vorige boekjaren? Dat is de winst van eerdere jaren die nog niet naar het eigen vermogen is geboekt. Zo sluit de balans, net als in Rapportages.

Tussentijds kijken

Kies naast het jaar t/m een kwartaal of maand. De kolommenbalans rekent dan tot en met de laatste dag daarvan.

Kolommen kiezen

Klik op Kolommen om kolommen aan of uit te zetten:

• Proefbalans: alle debet- en creditbedragen opgeteld, met de beginbalans.
• Saldibalans: het saldo per rekening vóór de correcties.
• Balans en W&V apart: de eindbalans gesplitst, met de winst als sluitpost.
• Vorig jaar: de eindbalans op dezelfde datum vorig jaar en het verschil.

Je keuze geldt voor jou, in elke administratie waarin je werkt. Met Standaard herstellen ga je terug naar beginbalans, mutaties, correcties en eindbalans. Past niet alles naast elkaar, dan zie je welke kolommen wegvallen; in Excel en de pdf staan ze wel.

Zoeken, opvallende saldi en doorklikken

• Typ in Zoek rekening een nummer of naam (sneltoets /).
• Alleen opvallend toont de rekeningen met een saldo dat bekijken waard is, bijvoorbeeld een kas die credit staat, een kruispost die niet op nul staat of een kostenrekening die credit staat. Een stip voor het rekeningnummer wijst ze aan.
• Klik op een rekening of bedrag en je ziet de boekingen erachter, oudste eerst, met een lopend saldo. Kies bovenaan welke kolom je wilt zien.

Een correctie maken

Je hebt hiervoor het recht nodig om te boeken. Op de telefoon kun je de kolommenbalans alleen bekijken.

1. Klik in de kolom Correcties bij de rekening, onder Debet of Credit.
2. Typ het bedrag en druk op Enter. Een min-bedrag komt aan de andere kant.
3. Kies de tegenrekening. Daarna zie je hoe de correctie geboekt wordt.
4. Vul eventueel een omschrijving in. De datum is de laatste dag van de kolommenbalans; je kunt een andere datum in het jaar kiezen.
5. Klik op Toevoegen (of druk op Enter).

Moet de correctie over meer dan twee rekeningen, klik dan op Meer regels en vul per rekening debet of credit in. Toevoegen kan pas als debet en credit gelijk zijn.

Concepten boeken

Een correctie is eerst een concept. Concepten staan cursief en onderstreept en tellen mee in de eindbalans, maar staan nog niet in het journaal. Ook collega's die in de administratie werken, zien ze.

• Klik op Boeken in de balk boven de kolommenbalans om alle concepten van het jaar in één keer te boeken. Elk concept wordt een journaalpost met de soort Correctie.
• Met Correcties bovenaan zie je de concepten (en verwijder je er een) en de geboekte correcties van het jaar.
• Een geboekte correctie draai je terug met Terugdraaien in dat paneel, of met de prullenbak in het journaal.

Is het jaar afgerond, dan kun je geen correcties boeken of terugdraaien. Heropen het jaar eerst bij Jaarafsluiting.

Waar je op let

• Een correctie op een btw-rekening komt niet in de btw-aangifte. Btw boek je via een factuur, de bank of de kas.
• Een correctie op debiteuren of crediteuren verandert het saldo, maar zet geen factuur op betaald of open.
• Het saldo van een bankrekening hoort gelijk te blijven aan het bankafschrift.

BoekhoudBrein waarschuwt je hierover bij het invoeren; boeken kan wel.

Volledig scherm en exporteren

• Volledig scherm opent de kolommenbalans in een eigen tabblad, zonder menu, met meer ruimte voor kolommen. Werk je voor meer administraties, dan wissel je daar met het zoekveld van administratie. Een boekhoudkantoor opent hem ook vanuit de klant in de kantooromgeving.
• Met Excel, PDF en Afdrukken neem je de kolommenbalans mee, met de kolommen die je hebt gekozen. Staan er concepten in, dan staat dat erbij.