Je administratie 7 jaar bewaren

Je bent wettelijk verplicht je administratie 7 jaar te bewaren (de fiscale bewaarplicht). Zolang je BoekhoudBrein gebruikt, staat alles veilig in de app. Wil je het ook zelf bewaren, of stop je met BoekhoudBrein? Maak dan per jaar een jaarexport.

Zo maak je een jaarexport

1. Ga naar Rapportages.
2. Kies bij Jaarexport (bewaarplicht) het jaar.
3. Klik op Jaarexport downloaden en daarna op Downloaden.
4. BoekhoudBrein zet alles klaar; dat kan even duren als je veel bonnen hebt. Het ZIP-bestand komt in je downloads.

Staat je administratie op alleen lezen, of is hij gearchiveerd? Ook dan kun je de jaarexport maken: de knop staat in de balk bovenaan.

Wat zit erin?

• LEESMIJ.txt en index.csv: wat er in de export zit, en bij elk bestand de datum, de relatie, het bedrag en de boeking.
• auditfile_jaar.xaf: de auditfile (XAF 4.0). Je boekhouder of een ander pakket leest daarmee je hele boekhouding in.
• jaaroverzicht_jaar.pdf: winst-en-verliesrekening en balans.
• overzichten/: één Excel-bestand met journaal, saldibalans, bankkoppelingen, verkoop- en inkoopfacturen, btw-aangiften, uren, ritten en relaties.
• verkoopfacturen/: een pdf van elke factuur en creditfactuur. Heb je hem gemaild, dan is het precies de pdf die je klant kreeg.
• inkoop-en-bonnen/: de originele bestanden, met datum, leverancier en bedrag in de naam.
• bankafschriften/: de bankregels van dat jaar. De originele afschriftbestanden bewaart BoekhoudBrein niet; die download je bij je bank.

Kan een bestand niet worden opgehaald, dan staat het in ontbrekend.txt en gaat de rest gewoon door.

Heel veel bestanden?

Is de export groter dan ongeveer 500 MB, dan krijg je een ZIP met de overzichten en een ZIP per kwartaal met de facturen en bonnen. Dat zie je vooraf.

Tip

Bewaar de ZIP-bestanden op twee plekken, bijvoorbeeld op je computer én in je cloudopslag.

Na opzeggen

Zeg je je abonnement op, dan kun je BoekhoudBrein gebruiken tot het einde van de periode die je al betaalde. Daarna wordt je administratie gearchiveerd: je kunt alles nog bekijken en exporteren, maar niets meer wijzigen. Je gegevens blijven bewaard. Maak dus vóór of na het opzeggen per jaar een jaarexport.

Wil je later toch verder? Kies Abonnement weer starten in Instellingen → Abonnement en regel de incasso. Na de eerste betaling kun je weer gewoon boeken.