Een inkoopfactuur met meerdere regels of btw-tarieven

Op veel inkoopfacturen staan meerdere regels: verschillende producten, verzendkosten, soms een korting, en soms twee btw-tarieven. BoekhoudBrein leest die regels en boekt ze voor je.

Regels herkennen

Mail je een factuur naar je eigen bestanden-adres, upload je hem bij Bestanden of kies je Nieuw bestand toevoegen in een inkoopfactuur, dan leest BoekhoudBrein naast de totalen ook elke regel: omschrijving, artikelcode, aantal, eenheid, prijs exclusief btw en het btw-tarief. Een factuur in dollars of ponden wordt per regel omgerekend tegen de koers van de factuurdatum.

Je ziet de regels in de inkoopfactuur in het blok Regels (3), onder de bedragen. Klik op de kop om het blok open of dicht te klappen.

Per regel een rekening

Elke regel staat standaard op Zoals de factuur: de grootboekrekening die je bovenaan kiest. Wie niets aanpast, merkt dus niets. Hoort een regel ergens anders, kies dan bij die regel een andere rekening. Zo boek je de bureaulampen op kantoorbenodigdheden en het vakblad op vakliteratuur, op één factuur.

Twee btw-tarieven

Staat er 21% én 9% btw op de factuur, dan krijgt elke regel zijn eigen tarief. In je journaal staat dan per tarief een regel voorbelasting. In je btw-aangifte telt de voorbelasting van de hele factuur mee in rubriek 5b, precies het btw-bedrag dat bovenaan de factuur staat.

Tellen de regels niet op?

Het totaal van de factuur blijft leidend. Tellen de regels niet op tot dat totaal, bijvoorbeeld omdat de verzendkosten niet herkend zijn, dan zie je een melding als "De regels tellen op tot € 118,60, de factuur is € 121,00". Je hebt dan twee knoppen:

• Verschil als regel toevoegen: een regel "Verschil" met precies het ontbrekende bedrag. Pas de omschrijving aan, bijvoorbeeld naar "Verzendkosten".
• Factuur gelijk aan de regels: kloppen de regels wel en is het totaal bovenaan verkeerd ingevuld, dan neemt de factuur de bedragen van de regels over.

Laat je het verschil staan, dan verdeelt BoekhoudBrein het totaal van de factuur naar verhouding over de regels. Je boekhouding sluit dus altijd.

Zelf regels toevoegen

Ook bij een factuur zonder herkende regels kun je opsplitsen. Klik op Regel toevoegen: de eerste regel krijgt het hele bedrag van de factuur, daarna voeg je regels toe en verdeel je het bedrag. Met de prullenbak haal je een regel weg. Haal je alle regels weg, dan werkt de factuur weer zoals altijd: het hele bedrag op één rekening.

Een factuur in een jaar dat je al hebt afgerond, kun je niet meer anders verdelen.