Orders: reserveren, leveren en factureren
Zo wordt een geaccepteerde offerte een order die voorraad reserveert, lever je in één keer of in delen met een pakbon, en factureer je wat je leverde.
Bijgewerkt op 14 oktober 2026 · 3 min lezen
Houd je je voorraad per stuk bij (Instellingen → Voorraad), dan helpt BoekhoudBrein je van akkoord tot factuur. Een order is geen apart document: het is dezelfde offerte, na het akkoord.
Van offerte naar order
Een offerte wordt een order als je klant akkoord geeft en er minstens één product op staat waarvan je de voorraad bijhoudt. Dat gaat vanzelf, op elke manier van akkoord: met Geaccepteerd, online via de link, of met een aanbetaling. Een offerte met alleen diensten blijft een offerte; die factureer je zoals altijd.
De order krijgt een ordernummer, zoals OR-2026-007 (het voorvoegsel kies je bij Instellingen → Offertes). Het offertenummer blijft erbij staan. Een order zonder offerte maak je met Nieuwe order op de pagina Orders; die bevestig je met Order bevestigen.
Reserveren
Een open order reserveert per product wat er nog geleverd moet worden. Vrij is wat er op voorraad ligt min wat andere open orders gereserveerd hebben. Bij een product op een offerte of order zie je dat meteen: "26 vrij" of "Tekort: 4 stuks". Is er te weinig vrij bij het akkoord, dan vraagt BoekhoudBrein: "Tekort: 4 stuks LP-820. Toch reserveren?". De order wacht dan op de rest; in Te doen zie je "Order OR-2026-005 wacht op 4 stuks LP-820". De voorraad gaat naar de oudste order eerst.
Bij Producten zie je per product hoeveel er gereserveerd is: "30 · 4 gereserveerd".
Leveren
Met Leveren op de order kies je:
- Alles leveren en factureren: alles wat nog open staat, met meteen de factuur. Dit is de standaard.
- Deels leveren: per regel hoeveel je nu levert ("Nog te leveren: 4"), met het vinkje Meteen factureren.
- Leveren, later factureren: alleen de levering. Je maakt de factuur later, per levering of verzameld met Factureren.
Elke levering krijgt een nummer (OR-2026-007-1, -2, …) en een pakbon: wat er in de doos zit, zonder prijzen, met ruimte voor een handtekening. Je levert nooit meer dan besteld. Een levering zonder factuur kun je verwijderen; de voorraad komt dan terug.
De boeking
De voorraad en de kostprijs gaan eraf op de leverdatum: in het journaal staat de post "Kostprijs levering OR-2026-007-1" (Inkoopwaarde van de omzet aan Voorraad goederen). De factuur boekt daarna alleen de omzet en de btw; de voorraad telt niet nog eens. Factureer je zonder order, dan gaat het zoals altijd: de kostprijs op de datum van de factuur.
Factureren
De factuur gaat over wat geleverd en nog niet gefactureerd is. Diensten en vaste regels op de order (zoals installatie) komen op de eerste factuur. Was er een aanbetaling, dan gaat die naar rato van elke factuur af; op de laatste factuur precies wat er van de aanbetaling over is. Is alles gefactureerd, dan staat de order op Gefactureerd.
Wijzigen, terugzetten en annuleren
- Order wijzigen: aantal en prijs na het akkoord. Niet minder dan er al geleverd is; de prijs ligt vast zodra er iets van de regel gefactureerd is. De wijziging komt op de tijdlijn, bijvoorbeeld "Na akkoord gewijzigd: LP-820 24 → 30".
- Terug naar offerte: zolang er niets geleverd of gefactureerd is. De reservering vervalt.
- Annuleren: de reservering vervalt; wat al geleverd en gefactureerd is, blijft staan.
Lees ook: een offerte maken en voorraad bijhouden met FIFO.
Kom je er niet uit?
Bel 06-83171803 of stel je vraag. Antwoord binnen 1 dag.