Een offerte maken

Met Offertes in het menu maak je een offerte, verstuur je hem en maak je van een geaccepteerde offerte een factuur. Een offerte is nog geen omzet: hij komt niet in je boekhouding of btw-aangifte. Alleen de factuur die je ervan maakt, wordt geboekt.

Een offerte maken

1. Ga naar Offertes en klik op Nieuwe offerte.
2. Kies Leeg, Kopie van een eerdere offerte of Vanuit een sjabloon.
3. Kies de klant. De klant van je laatste offerte staat al klaar.
4. Vul een titel in, zoals "Nieuwe website Bakkerij Jansen". De offertedatum is vandaag; Geldig tot staat standaard 30 dagen later.
5. Pas de inleiding aan. Die komt uit Instellingen → Offertes; met Tekstblok invoegen voeg je een eigen tekstblok toe.
6. Voeg regels toe: klik in het paneel Producten op een product (zie hieronder), of gebruik Regel toevoegen, net als op een factuur, met de btw per regel.
7. Klik op Offerte opslaan.

Rechts (op je telefoon onder Voorbeeld) zie je de offerte precies zoals je klant hem krijgt.

Kopjes en opties

• Met Kopje toevoegen deel je de offerte in blokken. Een kopje staat vet op de offerte en heeft geen bedrag.
• Zet bij een regel het vinkje Optie aan voor iets wat je klant erbij kan kiezen. De optie staat met een vakje op de offerte, telt niet mee in het totaal en staat onder het totaal als "Optioneel".

Offerte uit een zin

In Eenmanszaak en BV (ook tijdens de proefperiode) staat bovenaan een nieuwe offerte het veld Wat wil je offreren?.

1. Typ in één zin wat je wilt offreren, bijvoorbeeld "Website van 5 pagina's met logo en een jaar hosting voor Bakkerij Jansen". Op je telefoon kun je hem ook inspreken met de microfoon.
2. Klik op Maak concept.
3. BoekhoudBrein zoekt de klant in je relaties. Twijfelt hij ("Bedoel je Bakkerij Jansen of Jansen Bouw?"), dan kies je zelf; kent hij de klant niet, dan maak je hem met Klant aanmaken aan (het adres vul je later aan bij Relaties).
4. De regels komen uit je eigen producten en diensten, met je eigen prijs, btw en eenheid. Wat niet in je producten staat, komt erop zonder prijs en is gemarkeerd met Prijs zelf invullen: de AI verzint nooit een prijs. Is de offerte groter, dan staan er kopjes boven de delen.
5. De titel, inleiding en afsluiting zijn in de toon van je standaardteksten (Instellingen → Offertes).
6. Alles wat de AI invulde heeft een klein ✦ tot je het aanraakt. Controleer het concept en pas aan wat nodig is.

Stonden er al regels op de offerte, dan zie je "Vervangt de huidige regels": het concept komt daarvoor in de plaats.

Bij de inleiding en afsluiting staan twee knoppen: Inleiding schrijven of Afsluiting schrijven (op basis van je titel en regels) en Herschrijf, om de tekst korter, formeler of vriendelijker te maken.

Alleen je zin, de namen van je producten en klanten en je standaardteksten gaan naar de AI (Google Cloud, in de EU); geen bedragen of bankgegevens. Maak je in een maand heel veel offertes met AI (vanaf 300), dan zie je een melding over eerlijk gebruik. In Factureren staat het veld er met een slotje; overstappen naar Eenmanszaak kan bij Instellingen → Abonnement.

Producten met één klik

Naast de offerte staat je catalogus uit Producten: op een groot scherm links van het formulier, met het voorbeeld rechts; op een laptop links van het formulier, met het voorbeeld onder Voorbeeld; op je telefoon open je hem met de knop Producten onderin.

• Klik op een product en het staat als regel op de offerte, met prijs, eenheid en btw. Nog een klik maakt het aantal één hoger op dezelfde regel, ook als je de prijs of omschrijving al had aangepast. Met − op het kaartje haal je er één af; bij 0 verdwijnt de regel.
• Klik je eerst in een kopje, dan komt het product onder dat kopje. Boven het paneel staat dan "Onder kopje: …".
• Shift+klik, of de schakelaar Als optie toevoegen, zet het product op de offerte als optie.
• Zoeken gaat op naam, omschrijving en artikelcode; met de toets / sta je meteen in het zoekveld. Met de pijltjes en Enter voeg je toe zonder muis.
• Filters: Alles, Diensten of Producten; een of meer categorieën (of Zonder categorie); Vaak gebruikt (het meest op je offertes en facturen van de laatste 12 maanden) en Bij deze klant (wat deze klant eerder kreeg). Zonder categoriefilter staat de lijst gegroepeerd per categorie. Het paneel onthoudt je laatste filter.
• Met Nieuw product onderaan maak je een product aan, met de categorie van je filter al ingevuld. Na opslaan staat het meteen op de offerte.

Je categorieën beheer je bij Producten met de knop Categorieën.

Invulvelden en tekstblokken

In de inleiding en afsluiting kun je deze invulvelden gebruiken: {klant}, {contactpersoon}, {geldig_tot} en {bedrijf}. Ze worden op de offerte vanzelf ingevuld. Zonder contactpersoon staat er de naam van de klant.

Een tekst die je vaker gebruikt bewaar je met Bewaar als tekstblok. Je tekstblokken beheer je bij Instellingen → Offertes.

Versturen

• Download PDF of Afdrukken kan altijd.
• Met Verzenden per e-mail gaat de offerte als pdf naar je klant, met je eigen bericht en desgewenst een kopie aan jezelf. Heb je bij Instellingen → Offertes je algemene voorwaarden gezet, dan gaan die als tweede bijlage mee.
• Verstuur je hem op een andere manier, klik dan op Markeer als verstuurd.

Een concept heeft nog geen nummer. Bij versturen of Definitief maken krijgt de offerte een nummer uit een eigen reeks, zoals OF-2026-001; het voorvoegsel stel je in bij Instellingen → Offertes. Wil je een verstuurde offerte toch aanpassen, klik dan op Wijzigen: hij gaat terug naar concept en houdt zijn nummer.

Online akkoord van je klant

In de offertemail staat de knop Offerte bekijken en akkoord geven. Wil je de offerte zelf delen, bijvoorbeeld via WhatsApp, klik dan op de offerte op Link kopiëren. Een concept krijgt dan eerst een nummer en komt op Verstuurd te staan.

Via de link opent je klant een eigen pagina met je logo en kleur. Daar:

• leest hij de offerte en zet hij opties aan of uit; het totaal rekent direct mee;
• geeft hij Akkoord met zijn naam, e-mailadres en een vinkje (met een link naar je algemene voorwaarden, als je die bij Instellingen → Offertes hebt gezet). Hij krijgt een bevestiging per mail en kan de offerte met zijn akkoord erop als pdf downloaden;
• stelt hij een vraag: die krijg je per mail (antwoorden gaat naar je klant) en staat bij Te doen tot je op de offerte op Afgehandeld klikt, de offerte opnieuw verstuurt of hij is afgehandeld;
• of wijst hij de offerte af, met een reden als hij wil.

Je krijgt een melding als je klant de offerte voor het eerst opent, en bij akkoord ook een mail met de knop Factureren. In de lijst staat dan Bekeken met het aantal keer. Op de offerte zie je in de tijdlijn wanneer hij is verstuurd en bekeken, welke opties je klant koos en wie wanneer akkoord gaf (met naam, e-mailadres, datum en tijd). Onder de offerte en in de pdf staat dat akkoord ook.

Is de offerte verlopen, dan ziet je klant dat met je e-mailadres om contact op te nemen. Zet je een verstuurde offerte terug naar concept met Wijzigen, dan is de link even niet beschikbaar; na opnieuw versturen werkt dezelfde link weer.

Geaccepteerd of afgewezen

Geeft je klant online akkoord (zie hierboven), dan staat de offerte vanzelf op Geaccepteerd. Zegt hij het je op een andere manier, klik dan zelf op Geaccepteerd. Zegt hij nee, klik dan op Afgewezen en kies de reden: te duur, ander aanbod, gaat niet door of anders. Zo zie je later waarom offertes niet doorgaan. Een vergissing herstel je met Terugzetten.

Een verstuurde offerte waarvan de geldigheidsdatum voorbij is, staat in de lijst als Verlopen. Verloopt een offerte binnen 3 dagen zonder reactie, dan zie je dat bij Te doen op je dashboard.

Factureren

1. Open een geaccepteerde offerte en klik op Factureren.
2. Vink aan welke opties je klant koos.
3. Kies of de titel van de offerte vóór de eerste regel komt, en kies de factuurdatum.
4. Kies Concept (je kunt de factuur nog nakijken) of Direct definitief.
5. Klik op Factuur maken.

De factuur krijgt precies de regels en gekozen opties; kopjes worden geen factuurregel. Op de factuur staat klein "Betreft offerte" met het nummer, en de offerte staat op Gefactureerd. Verwijder je de conceptfactuur, dan staat de offerte weer op Geaccepteerd.

Boven de lijst

• Open offertes: het totaal van je concepten en verstuurde offertes die nog geldig zijn.
• Geaccepteerd, nog te factureren: wat je nog kunt factureren.
• Scoringskans: hoeveel van je offertes van dit jaar zijn geaccepteerd, van alle offertes waarover je klant besliste of die verlopen zijn.

Lees ook: een verkoopfactuur maken en versturen.