Holding en werk-BV koppelen

Een holding is een BV die de aandelen van een andere BV houdt: de werk-BV, die de opdrachten doet. Staan beide BV's als administratie in je BoekhoudBrein-account, dan koppel je ze als groep.

Koppelen

Staat je holding met haar KvK-nummer als aandeelhouder in het register van je werk-BV (Mijn BV → Aandeelhouders), dan zie je bovenaan Mijn BV een melding, bijvoorbeeld "Kramer Holding B.V. is aandeelhouder van Kramer Design B.V. (100%)". Kies Koppelen, of Niet nu als je het later doet. Zonder melding koppel je bij Instellingen → Administraties, onder Groep: holding en werk-BV, met Groep koppelen.

Je beantwoordt vier vragen:

1. Met welke BV? (alleen als je handmatig koppelt)
2. Wie is de holding? De andere BV is de werk-BV.
3. Managementfee. Rekent de holding een vergoeding aan de werk-BV voor haar diensten, of houdt ze alleen de aandelen?
4. Fiscale eenheid. Ja, nee of weet ik niet.

Daarna zie je een samenvatting en kies je Koppelen. Je hebt in beide BV's het recht nodig om de instellingen te wijzigen. Een holding heeft in BoekhoudBrein één werk-BV, en een werk-BV één holding.

De rekeningen voor de groep

Bij het koppelen komen deze rekeningen erbij, met hun RGS-code:

• Holding: 0500 Deelnemingen, 1360 Rekening-courant groepsmaatschappij, 1365 Te ontvangen dividend, 8150 Resultaat deelnemingen (vrijgesteld) en, bij een managementfee, 8020 Managementvergoeding.
• Werk-BV: 1360 Rekening-courant groepsmaatschappij en, bij een managementfee, 4210 Managementvergoeding.

Is een nummer al bezet, dan krijgt de rekening een vrij nummer ernaast (bijvoorbeeld 0501). Heb je zelf al een rekening met dezelfde RGS-code, dan gebruikt BoekhoudBrein die.

De deelneming boeken

Op Mijn BV → Mijn groep in de holding boek je de beginpost: de aandelen in je werk-BV op de balans van de holding. BoekhoudBrein stelt als bedrag het geplaatste kapitaal plus agio van de werk-BV voor; pas het aan naar wat de holding er echt voor betaalde (de verkrijgingsprijs). Kies daarna hoe het betaald is en kies Beginpost boeken:

• Van de bank: Deelnemingen aan Bank.
• Rekening-courant groep (nog te betalen aan de werk-BV, of verrekend): Deelnemingen aan Rekening-courant groepsmaatschappij.
• Rekening-courant DGA (jij bracht de aandelen in): Deelnemingen aan Rekening-courant DGA.

Boek je opnieuw, dan vervangt de nieuwe post de oude. Met Terugdraaien haal je hem weg.

Mijn groep

Het tabblad toont beide BV's naast elkaar: banksaldo, rekening-courant DGA, rekening-courant groep, winst vóór belasting dit jaar, een schatting van de vennootschapsbelasting en, bij de werk-BV, wat ze vrij kan uitkeren (eigen vermogen min geplaatst kapitaal). De Vpb-schatting is het tarief over de winst, zonder correcties; je echte aangifte kan afwijken.

Je ziet de cijfers van de andere BV alleen als je daar de rapportages mag bekijken. Met Naar … wissel je naar die administratie.

Btw: managementfee of pure holding

• Met een managementfee levert de holding diensten aan de werk-BV. De holding is dan btw-ondernemer: 21% btw op de fee, een btw-aangifte per kwartaal, en ze mag de btw op haar eigen kosten aftrekken. De werk-BV trekt de btw op de fee af. Leg de afspraak vast in een managementovereenkomst.
• Een pure holding houdt alleen aandelen. Die is geen btw-ondernemer en mag geen btw aftrekken (Hof van Justitie EU, Polysar, C-60/90). Boek haar kosten dus inclusief btw.

Managementfee: één keer boeken, beide kanten klaar

Rekent de holding een managementfee, dan kies je op Mijn groep in de holding Managementfee instellen: het bedrag per maand of kwartaal, de eerste factuurdatum en de omschrijving. BoekhoudBrein maakt er een periodieke factuur van aan je werk-BV, met de periode erbij ("Managementvergoeding november 2026").

Elke factuur van de holding aan de werk-BV, ook een losse, staat zodra hij definitief is als geboekte inkoopfactuur in de werk-BV: zelfde nummer, datum, bedrag en pdf, op 4210 Managementvergoeding, met de btw als voorbelasting en de holding als leverancier. Wil je iets wijzigen of terugdraaien, doe dat met de factuur in de holding (wijzigen, crediteren of verwijderen); de werk-BV volgt vanzelf. De kostenrekening kun je in de werk-BV zelf aanpassen.

Kosten doorbelasten

Betaalde de holding kosten voor de werk-BV, zoals een laptop of auto? Kies Kosten doorbelasten op Mijn groep, vul omschrijving, bedrag en datum in en kies de kostenrekening in de werk-BV.

• Met een managementfee maakt BoekhoudBrein een factuur met 21% btw, die meteen als inkoopfactuur in de werk-BV staat.
• Een pure holding factureert geen btw. De doorbelasting gaat dan via de rekening-courant groepsmaatschappij (1360): in de holding van de kostenrekening af, in de werk-BV op de kostenrekening.

De betaling

Een bankregel naar of van de rekening van de andere BV, met precies het bedrag van een open groepsfactuur, krijgt als voorstel "Betaald door …" of "Betaald aan …". Boek je de ene kant, dan koppelt BoekhoudBrein de bankregel aan de andere kant zelf: meteen als het afschrift daar al is ingelezen, anders zodra het binnenkomt. Daarvoor moeten de IBAN's in de bedrijfsgegevens van beide BV's kloppen.

Afstemming

Bovenaan Mijn groep staat of je holding en werk-BV op elkaar aansluiten: de rekening-courant groep in de holding is het tegengestelde van die in de werk-BV, en wat de holding dit jaar factureerde staat ook als inkoop in de werk-BV, net als wat er nog openstaat. Elk verschil staat er met een knop (Boeken, Bevestigen of Koppelen) en ook in Te doen op je dashboard. Jaar afsluiten waarschuwt als ze niet aansluiten.

Rechten en een afgesloten jaar

Mag je in beide BV's boeken, dan komt alles meteen aan beide kanten. Mag je dat in één van de twee niet, dan wordt het daar een voorstel, dat iemand met rechten bevestigt. Is het jaar in één van de twee al afgerond, dan weigert BoekhoudBrein met "Het jaar 2025 is afgerond in Kramer Design B.V. Heropen het daar eerst." Ongedaan maken haalt altijd beide kanten weg.

Fiscale eenheid

Vormen je holding en werk-BV een fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting, dan doet je adviseur de gezamenlijke aangifte. BoekhoudBrein houdt de boekhouding van beide BV's gewoon apart bij. Vormen ze een fiscale eenheid voor de btw, dan krijgt de managementfee 0% met de tekst "fiscale eenheid btw". Weet je het niet, dan is het waarschijnlijk nee: een fiscale eenheid moet je bij de Belastingdienst aanvragen.

Ontkoppelen

Op Mijn groep kies je Ontkoppelen. Dat kan zolang er geen boekingen van de groep zijn; draai de beginpost en de groepsposten dus eerst terug. De rekeningen blijven staan. Verwijder je de administratie van de werk-BV, dan vervalt de koppeling en wordt de beginpost in de holding een gewone memoriaalpost, die je in het Journaal kunt wijzigen of verwijderen.

Lees ook: eenmanszaak of BV?.