Herinneringen en aanmaningen sturen
Een vervallen factuur? Zo stuur je een herinnering, een tweede herinnering en een aanmaning, en pas je de teksten aan.
Bijgewerkt op 4 oktober 2026 · 3 min lezen
Met BoekhoudBrein mail je een klant die niet op tijd betaalt een herinnering, een tweede herinnering en daarna een aanmaning. De factuur gaat als pdf mee als bijlage.
Wanneer kan het?
De knop staat op een factuur die verzonden is, waarvan de vervaldatum voorbij is en waarop nog iets openstaat. Bij een concept, een creditfactuur of een betaalde of verrekende factuur kan het niet. Je klant moet een e-mailadres hebben; vul dat zo nodig in bij Klanten.
Een herinnering sturen
- Ga naar Verkoopfacturen en open de vervallen factuur.
- Klik op Herinnering sturen. De knop heet daarna Tweede herinnering sturen en vervolgens Aanmaning sturen.
- Controleer het adres, het onderwerp en het bericht. Het bedrag in de tekst is wat er nu nog openstaat, na creditfacturen en deelbetalingen.
- Wil je zelf een kopie, vink dan Stuur mij een kopie aan.
- Klik op Versturen.
De factuur zelf verandert niet. Op de factuur zie je daarna "Herinnering gestuurd op …", en in de lijst Verkoopfacturen staat onder de status bijvoorbeeld "Herinnerd 10-09" of "Aangemaand 24-09". Antwoordt je klant, dan komt dat binnen op het e-mailadres bij Instellingen → Bedrijfsgegevens.
De bijlage
Mailde je de factuur eerder vanuit BoekhoudBrein, dan gaat precies die pdf mee: de factuur die je klant al kreeg. Verstuurde je hem nooit per mail, dan maakt de app de pdf op het moment van versturen.
Betalen met iDEAL
Staat de iDEAL-betaallink aan (Instellingen → Facturen, met een gekoppeld Mollie-account), dan krijgt de mail de knop Betaal met iDEAL voor het openstaande bedrag. Zonder koppeling vraagt de mail om het bedrag over te maken op je rekeningnummer.
Je eigen teksten
Bij Instellingen → Facturen → Herinneringen pas je per soort het onderwerp en het bericht aan. Met Standaardtekst terugzetten krijg je de tekst van BoekhoudBrein terug. Je kunt deze invulvelden gebruiken: {klant}, {factuurnummer}, {factuurdatum}, {bedrag} (wat nog openstaat), {vervaldatum}, {dagen_vervallen}, {iban}, {bedrijf} en {betaallink}.
Goed om te weten
- Een herinnering naar een klant die net betaald heeft, is vervelend. Boek je bankafschrift daarom eerst bij, dan staat de factuur al op Betaald en verschijnt de knop niet meer.
- Incassokosten en wettelijke rente rekent BoekhoudBrein (nog) niet uit. Wil je die in rekening brengen, zet ze dan zelf in de tekst van de aanmaning.
Automatisch herinneren
Wil je er niet zelf aan denken? Zet bij Instellingen → Facturen → Herinneringen de schakelaar Herinneringen automatisch versturen aan. Bij het openen van de app stuurt BoekhoudBrein dan zelf de herinneringen die aan de beurt zijn, volgens een schema dat je kunt aanpassen:
- de 1e herinnering 7 dagen na de vervaldatum;
- de 2e herinnering 14 dagen na de 1e;
- de aanmaning 14 dagen na de 2e. Die gaat alleen automatisch als je ook Ook de aanmaning automatisch versturen aanzet.
Stuurde je zelf al een herinnering, dan loopt het schema vanaf die datum verder. Op de factuur zie je wanneer de volgende gaat.
Staat er bij de bank al een betaling met het factuurnummer die je nog niet hebt geboekt, dan wacht de app en krijg je de melding dat de factuur betaald lijkt. Zo krijgt een klant die net betaald heeft geen herinnering.
Voor een vaste klant met een eigen afspraak vink je in het klantformulier Geen automatische herinneringen aan. Voor één factuur klik je op de factuur op Automatische herinneringen stoppen. Zelf een herinnering sturen kan dan nog steeds.
Staat automatisch versturen uit, dan zie je op het dashboard bij Nog te ontvangen hoeveel herinneringen er klaarstaan.
Kom je er niet uit?
Bel 06-83171803 of stel je vraag. Antwoord binnen 1 dag.