Werken als boekhoudkantoor in BoekhoudBrein

Met de kantooromgeving werk je als boekhoudkantoor met je hele team voor al je klanten, met één login. Je hebt er geen eigen boekhouding voor nodig.

De kantooromgeving starten

1. Log in en ga naar Mijn klanten. Daar staat Kantooromgeving starten. Die knop zie je zodra een klant je als boekhouder heeft uitgenodigd.
2. Vul de gegevens van je kantoor in: naam, adres, KvK- en btw-nummer, IBAN en het e-mailadres voor facturen.
3. Klik op Kantooromgeving starten. Je bent nu kantoorbeheerder. Klanten die jou al uitnodigden, staan meteen bij Klanten.

Werk je al bij een kantoor dat BoekhoudBrein gebruikt? Dan start je geen eigen omgeving, maar vraag je je kantoorbeheerder om een uitnodiging.

Collega's uitnodigen

Ga naar Personen en klik op Persoon toevoegen. Kies:

• Medewerker: ziet en opent de klanten van het kantoor. Kies of je collega alle klanten ziet of alleen toegewezen klanten. Toewijzen doe je bij Klanten: open de klant en zet een vinkje bij Toegewezen medewerkers.
• Kantoorbeheerder: ziet alle klanten, beheert de personen en de gegevens van het kantoor, en kan exporteren.
• Geen toegang: een contactpersoon van het kantoor, bijvoorbeeld wie de facturen ontvangt.

Je collega krijgt een uitnodiging per e-mail, die 7 dagen geldig is. Werkt iemand niet meer bij je kantoor, open de persoon dan en kies Niet meer actief. De toegang tot alle klanten stopt dan meteen.

Klanten uitnodigen

Ga naar Uitnodigen en klik op Klant uitnodigen. Vul het e-mailadres, de naam en het bedrijf in, kies eenmanszaak of BV en het abonnement dat je voorstelt. De klant krijgt een e-mail en:

1. maakt een account aan (of logt in);
2. kiest welke administratie je kantoor mag helpen, of start een nieuwe;
3. geeft je kantoor toegang en kiest het abonnement, waarbij jouw voorstel al klaarstaat.

Daarna helpt het hele kantoor mee. Bij Uitnodigen zie je welke uitnodigingen nog openstaan; je kunt ze opnieuw versturen of intrekken. Een uitnodiging is 14 dagen geldig.

Klanten die via je kantoor starten, hebben standaard geen proefperiode: ze regelen bij de start meteen de automatische incasso. Heb je met BoekhoudBrein een andere afspraak gemaakt, dan zie je dat in het venster Klant uitnodigen.

Persoonlijk of het hele kantoor

Bij elke klant zie je hoe je toegang hebt:

• Persoonlijk: de klant heeft één persoon van je kantoor zelf uitgenodigd. Alleen die persoon kan de administratie openen.
• Heel kantoor: iedereen van het kantoor die de klant mag zien, helpt mee.

Wil je van persoonlijk naar het hele kantoor? Open de klant en stuur het verzoek Kantoor laten meehelpen, eventueel met een bericht. De eigenaar krijgt een e-mail en een melding, en keurt het goed of af in Instellingen → Team. Een verzoek blijft 30 dagen open.

Een klant openen en terug

Klik in Klanten op het pijltje achter een klant (of open de klant en kies Administratie openen). Je werkt dan in de administratie van de klant. Met Naar kantoor in het menu ga je terug naar je klantenlijst.

Exporteren

Als kantoorbeheerder vind je onderaan Klanten de knoppen Excel en CSV. Je krijgt:

• Contacten: per klant de contactpersoon, het aantal administraties per soort (eenmanszaak, BV, abonnement) en wie betaalt.
• Administraties: alle administraties met rechtsvorm, abonnement, toegang en de medewerkers van je kantoor.

Het abonnement van klanten betalen

Je kantoor kan het abonnement van klanten betalen, met kantoorkorting. Klanten die zelf betalen, betalen de gewone prijs.

1. Ga als kantoorbeheerder naar Facturatie en geef bij Incasso een machtiging met een iDEAL-betaling van € 0,01 (je krijgt de cent terug).
2. Open bij Klanten een klant waar het hele kantoor meehelpt en kies Betaling overnemen. De klant keurt het goed in Instellingen → Team.
3. Nodig je een nieuwe klant uit, dan kies je Kantoor betaalt. De klant regelt dan geen incasso.

Je betaalt vanaf de dag na de periode die de klant al betaalde. Rond de 25e krijg je de verzamelfactuur van de volgende maand, met een regel per klant (een gedeeltelijke maand naar rato); op de 1e schrijven we af. In Facturatie zie je wat je per klant betaalt, download je de facturen en betaal je een mislukte incasso via iDEAL. Betaal binnen 14 dagen: daarna kunnen de klanten op de factuur hun administratie alleen nog bekijken.

Je eigen administratie

Doe je de boekhouding van je kantoor ook in BoekhoudBrein? Kies die administratie bij Facturatie → Eigen administratie (of maak er daar een aan). Je kantoor betaalt hem via de verzamelfactuur, met kantoorkorting. Daarna kun je twee dingen aanzetten:

• Facturen van BoekhoudBrein inboeken: elke verzamelfactuur staat als concept-inkoopfactuur klaar in je eigen administratie, met de bedragen en de btw. De betaling koppel je aan de bankregel.
• Doorbelasten aan klanten: per klant staat een concept-verkoopfactuur klaar, tegen de adviesprijs (de gewone prijs, zonder je kantoorkorting) of een eigen prijs die je bij Wat jullie betalen per klant instelt. Je controleert en verstuurt hem zelf; er gaat nooit iets automatisch naar je klant.

Wat ziet de klant?

In Instellingen → Team ziet de klant je kantoor als één blok, met wie er meewerkt. De klant kan het kantoor ontkoppelen. Betaalt het kantoor het abonnement, dan gaat de klant eerst zelf betalen (met een eigen machtiging); het kantoor krijgt daarvan bericht. Wil je kantoor zelf stoppen met betalen voor een klant, open de klant dan bij Klanten en kies Stoppen met betalen (op zijn vroegst per de 1e van de maand na de volgende). Wie de klant zelf heeft uitgenodigd, houdt dan toegang, tot de klant die zelf intrekt.