Kosten die maar deels aftrekbaar zijn

Sommige kosten maak je voor je zaak, maar hebben ook een privékant. Die mag je niet helemaal van je winst aftrekken, en soms mag je ook de btw niet (helemaal) terugvragen. Hieronder staan de regels die het vaakst voorkomen, en hoe BoekhoudBrein ermee rekent.

Eerst het belangrijkste: je boekt altijd het hele bedrag

In je boekhouding boek je wat je echt betaald hebt. Een zakenlunch van € 121,90 staat dus voor € 121,90 bij je kosten. Het deel dat je niet mag aftrekken, is een correctie voor de belasting, geen andere boeking. BoekhoudBrein rekent die correctie zelf uit in Rapportages, in de IB-aangiftehulp (eenmanszaak) en in de Vpb-aangiftehulp (BV). Zo blijven je kosten gelijk aan je bonnen, en kies je pas bij de aangifte de regeling die voor jou het voordeligst is.

Eten, drinken en representatie

Denk aan een zakenlunch of -diner, koffie en lunch op kantoor, recepties en relatiegeschenken van eten of drinken. De Belastingdienst noemt dit gemengde kosten.

Eenmanszaak (inkomstenbelasting). Je kiest in je aangifte:

• 80%-regeling: 80% is aftrekbaar, 20% niet. Voor bijna iedereen het voordeligst.
• Drempel: de eerste € 5.700 (bedrag 2025) is niet aftrekbaar, de rest wel. Dit loont pas als je meer dan zo'n € 28.500 per jaar aan deze kosten hebt.

BoekhoudBrein rekent met de 80%-regeling. De rekeningen 4335 Eten en drinken (op kantoor), 4336 Zakenlunch of -diner (in horeca) en 4535 Relatiegeschenken staan op 80% aftrekbaar. Geef je relatiegeschenken die geen eten of drinken zijn, dan zet je 4535 op 100%.

BV (vennootschapsbelasting). De BV kiest tussen 73,5% aftrekbaar, of een drempel van € 5.700 (of 0,4% van het loon, als dat hoger is). De Vpb-aangiftehulp kiest vanzelf de voordeligste; je kunt ook zelf kiezen.

Btw op eten en drinken in de horeca

De btw op eten en drinken in een restaurant, café of hotel mag je nooit terugvragen, ook niet voor een zakelijke lunch. Op 4336 Zakenlunch of -diner boekt BoekhoudBrein daarom nooit btw terug. Herkent de app op de bon 9% btw, dan zie je dat bovenaan wel staan, maar het hele bedrag gaat naar de kosten. Dat geldt voor elke manier van boeken: bij Bank, Bestanden, de kas en inkoopfacturen.

Hetzelfde geldt voor rekeningen waar nooit btw bij hoort, zoals loon, rente, boetes en motorrijtuigenbelasting.

Telefoon en internet

Gebruik je je telefoon of internetaansluiting ook privé, dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Er is geen vast percentage: je schat zelf in welk deel zakelijk is, en dat moet redelijk zijn voor jouw gebruik. Een aparte zakelijke telefoon is 100% zakelijk.

Dat zakelijke deel geldt ook voor de btw: alleen van dat deel mag je de btw terugvragen.

Zo werkt het in BoekhoudBrein (eenmanszaak):

• Boek je voor het eerst op 4635 Telefoon en internet, dan vragen we één keer welk deel zakelijk is: alleen zakelijk (100%), vooral zakelijk (70%), half (50%) of een eigen percentage. Wijzigen kan later in Grootboek, bij de rekening. Dat geldt dan voor nieuwe boekingen; wat je al geboekt hebt (en een ingediende btw-aangifte) blijft zoals het was.
• Bij een bankregel zie je het percentage bij Zakelijk deel van de btw. Wijkt één rekening af, bijvoorbeeld een losse aankoop die helemaal zakelijk is, dan pas je het daar aan voor alleen die boeking.
• Van een rekening van € 121 met € 21 btw en 70% zakelijk boeken we € 100 kosten, € 14,70 btw terug en € 6,30 als privé-opname: de btw van het privédeel betaal je zelf.
• Bij de winst telt 70% van de kosten mee; de IB-aangiftehulp en Rapportages tellen de overige 30% weer bij je winst.

Heb je een BV, dan speelt dit niet: een telefoon die je ook voor je werk nodig hebt, valt onder de werkkostenregeling. De BV trekt alles af en vraagt alle btw terug.

Boetes

Boetes en naheffingen (bijvoorbeeld een verkeersboete of een verzuimboete van de Belastingdienst) zijn helemaal niet aftrekbaar. Boek ze op 4620 Boetes (niet aftrekbaar); die staat op 0%.

Zelf een percentage aanpassen

Bij elke kostenrekening zie je in Grootboek hoeveel procent aftrekbaar is. Je kunt dat aanpassen als jouw situatie anders is, bijvoorbeeld voor een eigen rekening. Twijfel je over je percentage, overleg dan met je boekhouder.