Inkoopfacturen op tijd betalen

BoekhoudBrein houdt bij wanneer je inkoopfacturen betaald moeten zijn, zodat je niets vergeet en niets dubbel betaalt.

De betaalgegevens van een inkoopfactuur

In het venster van een inkoopfactuur staan onder de bedragen:

• Vervaldatum: de uiterste betaaldatum. Tussen haakjes zie je waar hij vandaan komt: van de factuur, termijn van de factuur (bijvoorbeeld "betaling binnen 14 dagen"), zoals vorige keer (de termijn van de vorige factuur van deze leverancier) of standaard 30 dagen.
• IBAN leverancier: het rekeningnummer waarop je betaalt. Een ongeldig IBAN kun je niet opslaan.
• Betaalwijze: Overmaken of Automatische incasso.
• Betalingskenmerk of omschrijving: wat je bij het betalen moet vermelden. Bij een kenmerk van 16 cijfers controleert de app het controlecijfer.

Upload je een factuur, dan vult BoekhoudBrein deze velden zelf in. Je kunt ze altijd aanpassen.

Het overzicht Te betalen

Ga naar Inkoopfacturen en klik op Te betalen. Je onbetaalde facturen staan op volgorde van vervaldatum:

• Vervallen (rood): de vervaldatum is voorbij;
• Deze week: te betalen binnen 7 dagen;
• Later.

Klik op een regel om de factuur te openen. Facturen met automatische incasso staan er apart onder, ingeklapt: die schrijft de leverancier zelf af. Openstaande posten uit je vorige pakket met een vervaldatum doen ook mee.

Betaal je een factuur, dan koppel je de afschrijving bij Bank aan de factuur. Hij verdwijnt dan vanzelf uit Te betalen.

Waarschuwing bij een ander rekeningnummer

Oplichters sturen soms een nagemaakte factuur met hun eigen rekeningnummer. Staat er op een factuur een ander IBAN dan op eerdere facturen van dezelfde leverancier, of dan de rekening waarop je hem eerder betaalde, dan zie je een waarschuwing. Bel de leverancier dan op een nummer dat je al kent en vraag of het klopt, voordat je betaalt.

Betalen vanuit BoekhoudBrein

Eén factuur: open de factuur. In het blok Betalen staat een QR-code die je met je bankapp scant; alles staat dan al ingevuld. Je kunt de gegevens ook per veld of in één keer kopiëren, en met Open je bank (de link stel je in bij Instellingen → Bank) ga je direct naar je bank.

Meer facturen tegelijk: vink in Te betalen de facturen aan, of kies Vervallen + deze week of Alles, en klik op Betaalbestand maken. Kies de uitvoerdatum, of zet Betalen op de vervaldatum aan, en klik op Downloaden. Importeer het bestand in je zakelijke bankomgeving (bij de meeste banken: Betalen → Betaalbestand importeren) en onderteken de betalingen daar. Weigert je bank het bestand, kies dan Oudere versie (pain.001.001.03); die keuze onthoudt de app.

Facturen in een betaalbestand krijgen het label Klaargezet. Ze staan bij een volgende keer niet aangevinkt; met Klaarzetten ongedaan maken op de factuur haal je het label weg. Betaald is een factuur pas als je de afschrijving bij Bank koppelt. Dat gaat vaak automatisch, omdat het factuurnummer of het betalingskenmerk in de omschrijving staat.

Onbetaalde facturen automatisch klaarzetten

Upload of mail je een factuur met een betaaltermijn of vervaldatum die nog niet is betaald, dan maakt BoekhoudBrein er meteen een concept-inkoopfactuur van, met het bestand eraan gekoppeld. Je ziet hem bij Inkoopfacturen met het label Automatisch aangemaakt en in Te betalen. Een nieuwe leverancier komt bij Relaties op Te verifiëren.

Een concept telt pas mee in je boekhouding en btw-aangifte als het definitief is. Open het en klik op Definitief maken, of selecteer bij Concepten meerdere facturen en kies Definitief maken. Uitzetten kan bij Instellingen → Bestanden per e-mail. Kent BoekhoudBrein de leverancier nog niet, dan stelt de app een grootboekrekening voor met het label voorstel. Zo'n factuur gaat pas mee met Definitief maken als je hem één keer hebt geopend en opgeslagen (Opslaan als concept of Definitief maken); daarna onthoudt de app je keuze voor die leverancier.